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Freiberufler, Selbstständige und kleine Unternehmen, die ihre Buchführung selbst machen, stehen irgendwann vor der Frage, wie sie von den provisorischen selbst gebastelten Lösungen aus den Anfangstagen wegkommen und ihre Buchführung auf professionelle Füße stellen. Es gibt Softwareprogramme, die bei Büromanagement und Buchführung helfen. Eines davon ist Lexware büro easy. Ich habe Lexware büro easy einen Monat lang im praktischen Einsatz getestet. (Sponsored Post*)

Vor einem Monat habe ich – wie hier berichtet – Lexware büro easy installiert, die Nutzerfreundlichkeit und einige Funktionen getestet und über meine ersten Eindrücke berichtet. Inzwischen habe ich die Büro-Management- und Buchführungssoftware einen Monat lang in Betrieb und bin nach wie vor sehr angetan.

Berichte, Listen und Analysen lassen sich automatisch generieren und verschaffen schnell den notwendigen Überblick.

Das kann Lexware büro easy

Für die, die den ersten Teil nicht gelesen haben, hier noch einmal die wichtigsten Funkionen im Überblick. Man kann mit der Software:

• Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen schreiben sowie Rechnungskorrekturen durchführen und Gutschriften verfassen,
• Belege erfassen, beispielsweise Lieferantenrechnungen, Barzahlungen etc.,
• an überfällige Rechnungsbeträge erinnern oder mahnen,
• die Einnahmeüberschussrechnung (EÜR) und Bilanz erstellen,
• Online-Banking und Kassenbuch integrieren,
• Datenauswertungen und Finanzübersichten erstellen, beispielsweise Kundenlisten oder eine Übersicht über offene Kundenrechnungen,
• Daten mit Steuerberatern und Finanzamt austauschen.

Eine detaillierte Liste der Funktionen je nach Software-Variante finden Sie bei Lexware büro easy.

Viele Wege führen zum Ziel – und Wegweiser gibt es auch jede Menge

Egal, ob es darum geht, die eigenen Unternehmensdaten einzugeben, einen Kunden anzulegen oder eine Rechnung zu erstellen, es gibt bei Lexware büro easy viele Wege zum Ziel: Man kann über die Navigation (linke Seite), die Menüleiste (oben), die Symbolleiste (unter der Menüleiste) oder mit Tastaturkürzeln dorthin gelangen. Vieles findet man intuitiv, ansonsten wird man durch eine Online-Hilfe, ein Nutzerhandbuch und eine Webhilfe unterstützt.
Viele Wege gibt es auch für das Erstellen der Vorlagen: Man kann vorhandene Vorlagen, die es für Lexware büro easy und für Word gibt, anpassen, ganz neue Vorlagen erstellen oder eigene Word-Vorlagen verwenden.

Der schnellste Weg zur eigenen Rechnungsvorlage

Wie immer, wenn man eine neue Verfahrensweise lernt oder eine Software in Betrieb nimmt, braucht man etwas Zeit, sich einzuarbeiten und die Vorlagen an die eigenen Erfordernisse und an das eigene Design anzupassen. Ich habe verschiedene Wege ausprobiert, Vorlagen für Angebote und Rechnungen zu erstellen bzw. anzupassen.

Es gibt mehrere Möglichkeiten Vorlagen zu verwenden – alleine drei verschiedene für Word-Vorlagen. (Screenshot Online-Hilfe)

Meiner Erfahrung nach geht es am einfachsten und schnellsten, wenn man eigene Word-Vorlagen, die fast jeder sowieso hat, fähig für Lexware macht – d. h. die Lexware-Platzhalter für Felder (Adressblock, Artikel, Rechnungsbetrag etc.) dort einsetzt, wo die tatsächlichen Daten/Werte später von Lexware büro easy automatisch eingefügt werden sollen.

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So bin ich bei der Vorlagenerstellung (schnellste Variante) vorgegangen:

1. Ich habe mir eine der integrierten Word-Vorlagen von Lexware büro easy ausgesucht, die von der Rechnungsaufstellung meinen Anforderungen am nächsten kam. (So kommt man dort hin: Firma > Vorlagen > Word-Vorlagen – dort Vorhandene Vorlagen bearbeiten oder anzeigen auswählen, auf Weiter klicken. Im nächsten Fenster den Vorlagentyp Kundenrechnung auswählen, rechts daneben auf eine Vorlage in der Vorlagenliste klicken und dann Word öffnen anklicken.)
2. Parallel dazu habe ich dann eine alte, von mir manuell erstellte Rechnung in Word geöffnet und sie als Word-Vorlagendatei (.dot-Datei) in dem Lexware-Ordner mit den Vorlagen gespeichert ( \Lexware\bueroeasy\Formulare\2015\templates\Invoice Templates).
3. In meinem Fall (Office 2010 auf Windows 7) hatte ich dadurch automatisch in Word unter Add-ins eine kleine, eher unscheinbare Menüleiste mit den Platzhaltern für die verschiedenen Felder, die man in Vorlagen anlegen kann.
4. Die Menüleiste selbst brauchte ich aber kaum, denn ich habe die Platzhalter, die ich nutzen wollte – das Adressfeld, den ganzen Mittelteil mit der Rechnungsaufstellung etc. – von der Lexware-Word-Vorlage hinüberkopiert in meine eigene Word-Vorlage.
5. Ich musste anschließend nur noch das Layout und Design ein wenig anpassen und
6. am Ende speichern.

Die neue Vorlage findet man dann bei Lexware büro easy in der Word-Vorlagenliste (Weg dorthin siehe 1.). Falls man die neue Vorlage nicht gleich sieht, muss man in der rechten Scrollleiste neben der Vorlagenliste auf den Pfeil nach unten klicken.

Lexware büro easy hilft, den Überblick zu behalten

Als „interne Leistungs- und Preisliste“ für mich habe ich ein Verzeichnis meiner Dienstleistungen angelegt. Das muss man nicht, aber es erleichtert die Angebots- und Rechnungserstellung. Dienstleistungen und Handelswaren werden als Artikel bezeichnet. Demzufolge legt man eine solche Liste in der Artikelverwaltung an. Das Verzeichnis kann hierarchich strukturiert werden und heißt daher auch Artikelstamm. Das Vorgehen ist in der Online-Hilfe beschrieben und einfach nachzuvollziehen.

Übersichtliche Artikelverwaltung. Artikel können Dienstleistungen oder Handelswaren sein.
Im Vordergrund rechts ist die Online-Hilfe zum Thema eingeblendet.

Zur Strukturierung des Artikelstammes hätte ich einen Verbesserungsvorschlag: Eine Stapelverarbeitung wäre hilfreich, damit man mehrere Artikel gleichzeitig markieren und als Unterartikel eines anderen Artikels markieren kann.

Des Weiteren habe ich Klassen eingerichtet, um meine Einnahmen und Ausgaben verschiedenen Bereichen zuordnen zu können und um gewerbliche von freiberuflichen Einnahmen trennen sowie getrennte EÜR machen zu können. Die Klasseneinrichtung ist einfach. Allerdings kann man eine Rechnung nur als Ganzes einer Klasse zuordnen, nicht Teile davon, sodass ich gemerkt habe, dass mir das bei der Erstellung getrennter EÜR vermutlich nicht helfen wird.

Apropos EÜR: Bis Ende Januar hatte Lexware büro easy die EÜR noch nicht auf den Stand, wie für 2014 gefordert, gebracht. Dazu kann ich also nichts berichten.

Mein persönliches Fazit zu Lexware büro easy: sehr hilfreich!

Die Nutzeroberfläche ist freundlich, sachlich und übersichtlich. Lexware büro easy war für mich in weiten Teilen intuitiv zu bedienen – allerdings habe ich Grundkenntnisse in Buchführung und bin mit vielen Arten von Software vertraut. Wenn ich Hilfe brauchte, fand ich sie in der ausführlichen Online-Hilfe und im Handbuch. Darüber hinaus gibt es auch noch eine Hilfe im Web.

Ich kam mit der Software sehr gut zurecht und konnte erfolgreich alles mit ihr umsetzen, was in meinem Büro- und Buchführungsalltag in dem Testmonat anfiel: Angebote und Rechnungen erstellen, löschen und stornieren, außerdem Vorlagen erstellen, Artikelstamm und Klassen einrichten sowie Zahlungseingänge manuell verbuchen (weil ich mich entschieden habe, mein Online-Banking getrennt zu halten – sonst ginge das möglicherweise automatisch).

Sehr gut gefallen mir auch die Berichte, Listen, Analysen und die Chefübersicht, die man mit einem Klick generiert. Lexware büro easy hat gegenüber meinen alten selbst gebastelten Lösungen viele Vorteile: Einmal eingerichtet sind die anfallenden Aufgaben schneller zu erledigen und ich habe einen besseren Überblick.

*Sponsored Posts sind vom Werbepartner bezahlte Blogartikel.

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